Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Versión 1.0 · Última actualización: 5 de octubre de 2026 · Vigente desde: 5 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Wilder Duvier Herrera Sabogal, que opera bajo la marca Software Villavicencio.
• Domicilio: Villavicencio, Meta, Colombia. Dirección: Carrera 40 # 5A-271 Sur, Conjunto Residencial Canaguay, casa 5.
• Correo de atención: softwarevillavicencio@gmail.com.
• Teléfono: 320 972 0220.
• Sitio web: topes.softwarevillavicencio.com.

El responsable atiende directamente las consultas y los reclamos sobre datos personales por los canales anteriores.

2. Alcance y marco legal

Esta política aplica a la aplicación móvil Topes para iOS y Android, a este sitio web y al canal de soporte. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales. También describe cómo Topes cumple la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy) y las políticas de privacidad de App Store y Google Play.

3. Cómo funciona Topes con tus datos

Topes no tiene servidores ni cuentas de usuario. La app se comunica directamente desde tu teléfono con Google, solo para dos cosas: iniciar sesión con tu cuenta y leer los correos de los bancos. Todo lo demás (interpretar los correos, clasificar los gastos, calcular los topes, enviarte avisos) ocurre dentro del teléfono.

Por eso, el responsable no recibe, no ve y no almacena los correos, los gastos, los extractos ni las fotos que la app procesa. Esos datos quedan bajo tu control, en el almacenamiento privado de la app en tu dispositivo. Los únicos datos personales que el responsable puede llegar a recibir son los que tú le envíes voluntariamente al escribir al canal de atención (por ejemplo, el texto de un correo que la app no reconoció y que decides copiar y enviar para que se agregue soporte).

La app solo se conecta con estos servicios de Google:

• accounts.google.com y oauth2.googleapis.com: inicio de sesión, renovación y revocación del permiso.
• gmail.googleapis.com: búsqueda y lectura de los correos de los bancos (API de Gmail).
• imap.gmail.com: solo si conectas una cuenta con contraseña de aplicación (ver 4.2).

Además, si la versión instalada tiene activado el reporte de errores, la app envía a Sentry reportes técnicos de fallos de los que se eliminan antes de salir del teléfono los correos, los montos y las cifras largas (ver 4.9).

4. Qué datos lee y guarda la app

4.1 Datos de tu cuenta de Google (con «Continuar con Google»)

Al conectar tu correo, Topes le pide a Google estos permisos:

• Identidad básica (openid, email): tu dirección de correo, para saber qué cuenta está conectada. En Android, Google también entrega tu nombre y foto de perfil al iniciar sesión; Topes no los usa ni los guarda.
• Lectura de Gmail (https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly): permiso de solo lectura. Es el permiso más reducido que Google ofrece para leer el contenido de un correo. No permite enviar, borrar, mover ni modificar mensajes.

Qué correos se leen. Cada vez que abres la app, vuelves a ella o tocas el botón de actualizar, Topes le pide a Gmail que busque solo los mensajes enviados desde los dominios de los bancos y recibidos desde una fecha. La búsqueda la ejecuta Gmail en los servidores de Google, y a tu teléfono llegan únicamente los mensajes que coinciden. Hoy la búsqueda incluye estos remitentes:

Desde cuándo. La primera vez se revisan los últimos 45 días (valor que puedes cambiar entre 1 y 365 días) y, para estimar las fechas de corte de tus tarjetas, los extractos de aproximadamente los últimos 200 días. Después, solo los correos nuevos desde la última lectura. La app no lee el correo en segundo plano.

Qué se descarga. De cada mensaje que coincide se descarga el mensaje completo (encabezados, cuerpo y adjuntos) para poder interpretarlo. La app también consulta el perfil de Gmail (dirección de la cuenta y totales del buzón) solo para comprobar que el permiso funciona. Los correos que ya se procesaron no se vuelven a descargar.

4.2 Conexión con contraseña de aplicación (alternativa)

En algunas versiones de la app puedes conectar una cuenta de Gmail por IMAP con una contraseña de aplicación que tú creas en tu cuenta de Google. En ese caso la contraseña se guarda cifrada en el almacenamiento seguro del teléfono (Llavero de iOS o Keystore de Android), y Topes hace la misma búsqueda limitada a los remitentes de los bancos, en modo de solo consulta. Ten en cuenta que una contraseña de aplicación da a quien la tenga un acceso más amplio a tu buzón que el permiso de solo lectura; Topes solo la usa para la búsqueda descrita y nunca la envía a nadie distinto de los servidores de Gmail. Puedes revocarla en cualquier momento en myaccount.google.com/apppasswords.

4.3 Lo que la app extrae y guarda en tu teléfono

El texto completo de los correos se procesa en la memoria del teléfono y no se guarda. Lo que sí queda guardado, en la base de datos local de la app, es:

4.4 Datos que tú ingresas

• Topes por categoría y por tarjeta, periodo de los topes y porcentaje de aviso.
• Categorías, reglas de clasificación, nombres personalizados de comercios, comercios que no cuentan, notas y gastos manuales.
• Saldo y cupo de una tarjeta que copies del app de tu banco, y la tasa de cambio (TRM) para compras en dólares.
• La clave de los PDF de los extractos, si decides guardarla (casi siempre es tu número de cédula). Se guarda cifrada en el almacenamiento seguro del teléfono y solo se usa para abrir esos PDF dentro de la app.

4.5 Fotos de soporte (cámara y galería)

Solo cuando tú tocas «Tomar foto» o «Galería» en un gasto, la app abre la cámara o el selector de fotos del sistema. La foto que tomas o eliges se reduce de tamaño y se copia a la carpeta privada de la app, asociada a ese gasto. Topes no accede al resto de tu galería ni sube las fotos a ningún lado. Puedes borrar cada foto desde la app.

4.6 Credenciales de acceso

• iOS: el token de actualización que entrega Google se guarda cifrado en el Llavero del teléfono; los tokens de acceso (válidos por una hora) se mantienen solo en memoria.
• Android: los tokens los administra el sistema de inicio de sesión de Google (servicios de Google Play); la app los solicita cuando va a leer.

4.7 Notificaciones

Los avisos de tope («vas en el 80 %», «tope superado») se generan y se muestran en el propio teléfono como notificaciones locales. No pasan por ningún servidor de notificaciones.

4.8 Copia de seguridad que tú exportas

En Ajustes › Copia de seguridad › Exportar copia puedes generar un archivo .topes con tus datos para guardarlo donde tú elijas (por ejemplo, iCloud Drive o Google Drive) y restaurarlo luego en otro teléfono con Restaurar copia. El archivo contiene la base de datos de la app (gastos, pagos, extractos, topes, categorías, reglas y el registro de correos procesados), tus preferencias, los PDF de los extractos (protegidos con la clave del banco, como llegaron) y las fotos de soporte. No incluye contraseñas, tokens de Google ni la clave de los PDF.

La copia solo se crea cuando tú lo pides, y la app la entrega a la hoja de «Compartir» del sistema: tú decides a qué app o servicio enviarla. El desarrollador no recibe esa copia. El archivo no está cifrado por la app; guárdalo en un lugar de tu confianza, porque quien lo abra podrá ver tu información.

4.9 Reportes de errores

Para corregir fallos, la app puede enviar reportes técnicos de errores a Sentry (Functional Software, Inc.), un servicio especializado en el registro de errores de software. Un reporte incluye el tipo de error, el punto del código donde ocurrió, el modelo y sistema operativo del teléfono y la versión de la app. Antes de salir del teléfono, la app quita de cada reporte las direcciones de correo, los montos y cualquier cifra de cuatro o más dígitos (como números de tarjeta o de cédula). Los reportes no incluyen capturas de pantalla, ni el nombre del dispositivo, ni identificadores de usuario, ni el contenido de tus correos o tus gastos, y no se usan para analítica, publicidad ni seguimiento. Como no están vinculados a tu identidad, no es posible asociarlos a una persona.

5. Lo que Topes no hace

• No envía tus correos, tus gastos, tus extractos ni tus fotos a servidores propios ni de terceros. Solo salen del teléfono si tú exportas una copia de seguridad y la envías a donde elijas, y los reportes técnicos de fallos (Sentry), que no llevan correos ni montos.
• No incluye herramientas de analítica, de seguimiento ni de publicidad.
• No crea cuentas de usuario ni perfiles.
• No vende, alquila ni cede tus datos.
• No usa tus datos para mostrarte publicidad, para evaluar tu capacidad de crédito ni para fines de préstamo.
• No usa tus datos para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático.
• No envía, borra, mueve, marca ni modifica tus correos.
• No accede a tus contactos, tu ubicación, tu calendario ni a otros datos del teléfono.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan únicamente para prestar las funciones que ves en la app:

1. Identificar las cuentas de correo que conectaste y mantener el acceso de solo lectura.
2. Encontrar e interpretar las alertas de compra, los pagos y los extractos que te envían los bancos.
3. Registrar tus gastos, clasificarlos por categoría y asociarlos a tus tarjetas y cuentas.
4. Calcular el avance de tus topes y del ciclo de cada tarjeta, y avisarte cuando te acerques o los superes.
5. Guardar los PDF de los extractos y las fotos de soporte para que los consultes en la app.
6. Permitirte exportar y restaurar una copia de seguridad de tus datos cuando lo pidas.
7. Detectar y corregir fallos de la app mediante reportes técnicos sin datos personales.
8. Atender tus consultas, reclamos y solicitudes de soporte cuando nos escribes.

Si en el futuro se quisiera usar algún dato para una finalidad distinta, se te informará antes y se te pedirá una nueva autorización.

7. Datos de Google y requisitos de Uso Limitado

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte de Topes se ajustarán a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Topes' use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

En concreto, respecto de los datos obtenidos de Gmail:

• Solo se usan para las funciones visibles de la app descritas en esta política: registrar tus gastos, extractos y pagos, y controlar tus topes.
• No se transfieren a terceros. La copia de seguridad que tú exportas es una función visible de la app que solo se ejecuta cuando la pides, y la envías tú al destino que elijas. Los reportes de errores no contienen datos de Gmail. Las únicas excepciones que permite la política de Google son: cuando sea necesario para una función visible de la app y con tu consentimiento, por motivos de seguridad (por ejemplo, investigar un abuso), para cumplir la ley, o en una fusión, adquisición o venta de activos del desarrollador, previo consentimiento explícito tuyo. Hoy Topes no hace ninguna de esas transferencias.
• Ninguna persona lee tus datos. Como no pasan por nuestros servidores, el responsable no tiene cómo verlos. Solo vería lo que tú decidas enviarle al pedir soporte, con tu autorización expresa para ese mensaje.
• No se usan ni se transfieren para publicidad (incluida la publicidad personalizada o de redireccionamiento), ni se venden a plataformas publicitarias, corredores de datos o revendedores de información.
• No se usan para determinar capacidad de crédito ni con fines de préstamo.
• No se usan para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático.

Si Topes cambia la forma en que usa los datos de Google, te lo informará dentro de la app y te pedirá aceptar la política actualizada antes de usarlos de una manera nueva.

8. Con quién se comparten los datos

El responsable no comparte, vende ni transfiere tus datos personales a terceros, porque no los recibe. Ten en cuenta que:

• Sentry (Functional Software, Inc.) recibe, como encargado, los reportes técnicos de fallos descritos en la sección 4.9, sin datos personales identificables, para que el desarrollador pueda corregir errores.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc.) recibe, como encargado, la información necesaria para gestionar las suscripciones: un identificador anónimo generado por la app y el recibo de compra que entrega la tienda. No recibe tus correos, tus movimientos, tus extractos ni tus fotos. Las suscripciones se cobran y se cancelan en App Store o en Google Play, desde la cuenta con la que las compraste.
• Google procesa la búsqueda y la entrega de los correos y el inicio de sesión, como proveedor de tu cuenta de Gmail y bajo su propia política de privacidad. Tus correos ya están en los servidores de Google; Topes no los envía a ningún otro lugar.
• Apple y Google, como tiendas de aplicaciones, tratan los datos de descarga y compra de la app bajo sus propias políticas. Pueden poner a disposición del desarrollador estadísticas agregadas de instalación y, si tú lo permitiste en la configuración del teléfono, reportes técnicos de fallos. Esos reportes no incluyen tus correos ni tus gastos.
• Topes excluye sus datos (gastos, extractos y fotos) de las copias automáticas de iCloud y de Google. Para cambiar de teléfono usa la copia manual de Ajustes › Copia de seguridad.

El responsable podrá revelar información solo si una autoridad competente lo ordena conforme a la ley, y únicamente respecto de los datos que efectivamente tenga (por ejemplo, mensajes recibidos en el canal de soporte).

Transferencias internacionales: el responsable no realiza transferencias internacionales de datos personales. Los reportes de errores, que no contienen datos personales, se almacenan en servidores de Sentry ubicados en Estados Unidos. El identificador anónimo y los recibos de compra que gestiona RevenueCat se almacenan en servidores de RevenueCat en Estados Unidos. Los servicios de Google, Apple y de la copia de seguridad que tú elijas pueden operar servidores fuera de Colombia, bajo los términos que tú aceptaste con esos proveedores.

9. Dónde se guardan y cómo se protegen

• Los datos se guardan en el almacenamiento privado de la app en tu teléfono, al que otras apps no pueden acceder, y quedan protegidos por el cifrado del sistema operativo y por el bloqueo de tu dispositivo.
• Las credenciales (token de Google, contraseña de aplicación y clave de los PDF) se guardan cifradas en el Llavero de iOS o en el almacenamiento seguro de Android.
• Todas las comunicaciones con Google usan conexiones cifradas (HTTPS o IMAP sobre TLS).
• La app pide el permiso más reducido que permite leer el contenido de los correos (solo lectura).
• Los reportes de errores se limpian en el teléfono antes de enviarse y viajan cifrados.

Te recomendamos usar bloqueo de pantalla y mantener actualizado el sistema operativo: quien tenga acceso a tu teléfono desbloqueado podrá ver la información de la app.

10. Cuánto tiempo se conservan

• Los datos de la app se conservan en tu teléfono mientras tengas la app instalada o hasta que los borres.
• Si desconectas una cuenta de Google, la app deja de leerla y revoca el permiso, pero los gastos ya registrados se conservan hasta que los borres.
• Si desinstalas la app, el sistema operativo borra la base de datos, los PDF, las fotos y las credenciales guardadas por la app. Las copias de seguridad .topes que hayas exportado se conservan donde las guardaste hasta que tú las borres.
• Los reportes de errores se conservan en Sentry durante 30 días y luego se eliminan automáticamente.
• Los mensajes que nos envíes al canal de atención se conservan mientras sea necesario para responderte y durante el tiempo que exija la ley, como máximo dos (2) años desde el último mensaje, salvo que la ley exija un plazo mayor.

Los pasos para borrar tus datos y revocar el acceso están en Eliminar tus datos.

11. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a tus datos personales.

Como los datos están en tu teléfono, puedes ejercer la mayoría de estos derechos directamente en la app: ver toda la información, corregir categorías y nombres, borrar gastos y fotos, desconectar cuentas (lo que revoca el permiso de Google) o desinstalar la app para borrarlo todo.

12. Cómo ejercer tus derechos: consultas y reclamos

Puedes presentar consultas y reclamos escribiendo a softwarevillavicencio@gmail.com, con el asunto «Datos personales». Pueden presentarlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su calidad.

Consultas

Si quieres saber qué información tuya tiene el responsable, la consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuera posible atenderla en ese término, se te informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o adviertes un presunto incumplimiento, puedes presentar un reclamo que incluya: tu nombre e identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, tu dirección o correo de respuesta y los documentos que quieras hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, se te pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que presentes la información, se entenderá que desististe del reclamo.
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atenderlo en ese término, se te informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

Una vez agotado este trámite, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Ten presente que el responsable no tiene copia de los datos guardados en tu teléfono, por lo que no puede consultarlos, corregirlos ni borrarlos a distancia; para esos datos, las acciones se hacen en la app según la sección anterior. Las solicitudes sobre los datos que sí tenga el responsable (como tus mensajes de soporte) se atienden por este procedimiento.

13. Autorización

Antes de conectar tu correo, la app te muestra un aviso con los datos que va a leer y para qué, y te pide aceptarlo de forma expresa. Sin esa aceptación no se lee ningún correo. Después, Google te pide confirmar el permiso de lectura en su propia pantalla. Puedes revocar la autorización en cualquier momento desconectando la cuenta en la app o desde myaccount.google.com/permissions.

14. Datos sensibles y menores de edad

Topes no solicita datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Los correos de los bancos pueden contener información financiera personal, que la app trata con las medidas descritas en esta política. Si un comercio que aparece en tus compras revela información sensible (por ejemplo, una farmacia o una clínica), esa información permanece solo en tu teléfono.

Topes está dirigida a personas mayores de 18 años titulares de productos financieros y no está diseñada para niños, niñas ni adolescentes.

15. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página con su nueva fecha y se informará dentro de la app. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento o el uso de los datos de Google, se te pedirá aceptar la nueva versión antes de aplicarlo.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del 5 de octubre de 2026. Los datos permanecen en tu teléfono durante el tiempo descrito en la sección 10, y los datos que reciba el responsable por el canal de atención se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales.